Laura Korn. OpEx w/ Microsoft Cloud

Wie gelingt eigentlich echte Effizienzsteigerung durch Microsoft 365?

Jeden Morgen durchforsten wir E-Mails, organisieren Meetings und verwalten Dokumente.
Laut der KYOCERA-Studie „GESUCHT – GEFUNDEN“ verbringen deutsche Büroangestellte täglich bis zu 2 Stunden mit der Suche und Ablage von Dokumenten.
Ein Bericht von McKinsey besagt, dass Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen verbringen, was 9,3 Stunden pro Woche entspricht.
Harvard Business Review berichtet, dass die Zeit, die für E-Mails, Telefon- und Videokonferenzen aufgewendet wird, in den letzten zehn Jahren um 50% oder mehr gestiegen ist und nun 85% oder mehr der Arbeitswoche der meisten Menschen ausmacht. Was⁉ Ja woran liegt das denn?

Nun, wir können nicht erwarten, lediglich durch die reine Einführung einer Software gleich effizienter zu arbeiten. Die Menschen müssen abgeholt werden, Prozesse definiert und Strukturen überdacht.

Hier nur einige kurze Beispiele:
1. Teams: Nutzt die Verfügbarkeitsanzeigen! Seht ihr ein „Bitte nicht stören“ – Dieser Mensch muss sich gerade konzentrieren.

2. Outlook: Nutzt intelligente Filter und wendet Regeln an. Lasst euch und eure Mitarbeitenden dazu schulen.
Natürlich lassen sich daraus entstehende Aufgaben nahtlos in Planner integrieren.

3. OneDrive: Legt eure Dateien sicher in der Cloud ab damit sie jederzeit zugänglich sind und ihr zur gemeinsamen Bearbeitung teilen könnt.

4. Power Automate: Digitalisiert und automatisiert Routineaufgaben und ganze Prozesse. (Weg mit dem Papier! Auch für mehr Nachhaltigkeit.)

5. Finden statt Suchen! Nutzt die Suchleiste oben in den Apps. Sie findet überall eure Dateien, ob ihr sie in OneDrive, SharePoint oder Teams einmal abgelegt habt. Keine riesigen Ordnerstrukturen mehr.

6. M365 macht unseren Arbeitsalltag effizienter und produktiver WENN wir die Einführung ganzheitlich betrachten.
Also kenne deine Datenflüsse. Welche personenbezogenen Daten fließen wohin? Nur so können wir Datenschutz gewährleisten.
Die DSGVO verlangt datenschutzkonforme Prozesse. Ein holistischer Ansatz hilft, diese Anforderungen zu erfüllen.
M365 bietet erstklassige Sicherheitsfunktionen. Nutzen wir diese, um sensible Informationen zu schützen!