Laura Korn. OpEx w/ Microsoft Cloud

Wenn Unternehmen heute über Prozessoptimierung sprechen, fällt früher oder später ein Name: Microsoft.

Microsoft 365. Power Platform. Copilot.
Die Erwartung dahinter ist oft unausgesprochen, aber klar:
Wenn wir die richtigen Tools einführen, werden unsere Prozesse automatisch besser.

Das passiert nur leider nicht.

Die meisten Organisationen digitalisieren keine Prozesse sondern bestehende Abläufe – inklusive aller Schwächen.

Ein Freigabeprozess, der vorher in E-Mails chaotisch war, läuft plötzlich in Teams und SharePoint. Ein Formular wird durch Power Apps ersetzt.
Ein manueller Schritt wird automatisiert.

Das Ergebnis?
Der gleiche Prozess. Nur vielleicht schneller. Und manchmal schwerer zu durchschauen.

Tools lösen keine strukturellen Probleme

Microsoft liefert eine extrem leistungsfähige Plattform.
Aber diese Plattform beantwortet keine grundlegenden Fragen:

• Wer ist eigentlich verantwortlich?
• Welche Informationen sind relevant – und welche nicht?
• Wann ist ein Prozess wirklich abgeschlossen?
• Welche Daten dürfen wo landen?

Wenn diese Fragen ungeklärt sind, entstehen keine besseren Prozesse, sondern nur besser getarnte Probleme.

Warum das gerade jetzt kritisch wird

Mit Themen wie Copilot verschärft sich die Situation zusätzlich.
Denn plötzlich gilt:
Nicht nur Menschen greifen auf Prozesse zu, sondern auch Systeme, die Informationen aggregieren, zusammenfassen und neu kontextualisieren.

Und diese Systeme interessieren sich nicht dafür, ob eure Ablage logisch ist oder ob eure Klassifizierung sauber funktioniert. Sie arbeiten mit dem, was da ist.

Das bedeutet:
Schlecht strukturierte Prozesse werden nicht nur ineffizient sondern sichtbar.

Der eigentliche Hebel liegt woanders

Prozessoptimierung beginnt nicht mit Technologie. Sie beginnt mit Klarheit.

• Klarheit über Abläufe
• Klarheit über Daten
• Klarheit über Verantwortlichkeiten

Erst danach ergibt der Einsatz von Tools wirklich Sinn.

Microsoft kann Prozesse massiv verbessern.
Aber nur dann, wenn es etwas gibt, das verbessert werden kann.

Ein unbequemer, aber notwendiger Gedanke

Vielleicht ist die wichtigste Frage nicht:
Welche Tools fehlen uns noch?

Sondern:
Welche unserer Prozesse würden auch ohne Technologie nicht funktionieren?

Solange diese Frage nicht ehrlich beantwortet wird, bleibt jede Plattform – egal wie mächtig – nur ein Beschleuniger für bestehende Probleme.

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Was als Nächstes kommt

In den nächsten Beiträgen geht es genau darum:

• Warum Prozessdigitalisierung oft scheitert
• Welche Rolle Information Protection wirklich spielt
• und wie man Microsoft, Prozesse und Daten sinnvoll zusammenbringt

Und zwar nicht nur aus Feature-Sicht.