Laura Korn. OpEx w/ Microsoft Cloud

Ein Beispiel mit CRM und Power Automate

Einer der häufigsten Prozesse in Unternehmen ist gleichzeitig einer der am wenigsten sauber definierten: die Freigabe.

Gerade im Vertrieb lässt sich das gut beobachten. Ein Angebot wird erstellt – vielleicht basierend auf Daten aus Microsoft Dynamics 365 – und bevor es an den Kunden geht, braucht es noch eine schnelle interne Freigabe. Also wird der Link zum Dokument kurzerhand in Teams gepostet, versehen mit einer Nachricht wie: „@Max kannst du das kurz freigeben?“

Die Antwort kommt meist genauso schnell: „Ja passt 👍“

Und damit gilt das Angebot als freigegeben.
Zumindest fühlt es sich so an.

Wenn man sich diesen Ablauf nüchtern anschaut, wird schnell klar, dass hier kein echter Prozess existiert, sondern nur eine informelle Absprache, die zufällig über ein digitales Tool stattfindet. Es gibt keinen definierten Status, keine Dokumentation der Entscheidung, keine klare Verknüpfung zwischen Angebot, Freigabe und verantwortlicher Person. Spätestens wenn später Fragen auftauchen – etwa warum ein bestimmter Preis genehmigt wurde oder wer die finale Verantwortung getragen hat – beginnt die Suche. In Chats. In Versionen. In Erinnerungen.

Das Problem liegt dabei nicht in Microsoft Teams. Teams funktioniert genau so, wie es gedacht ist: als Kommunikationsplattform. Der Fehler entsteht in dem Moment, in dem Kommunikation mit Prozess gleichgesetzt wird.

Wenn man dieses Beispiel sauber denkt, wird schnell deutlich, wie ein strukturierter Ablauf aussehen müsste.

Ausgangspunkt ist das Angebot selbst, das idealerweise bereits in Dynamics 365 CRM verankert ist. Dort existiert der Kontext: Kunde, Volumen, Konditionen. Das Dokument wird nicht lose irgendwo abgelegt, sondern eindeutig einem Datensatz zugeordnet. Damit ist klar, worauf sich jede weitere Aktion bezieht.

Sobald das Angebot einen bestimmten Reifegrad erreicht – etwa „bereit zur Freigabe“ – wird nicht mehr in Teams gefragt, sondern ein definierter Prozess gestartet. Hier kommt Power Automate ins Spiel. Der Statuswechsel im CRM oder in einer SharePoint-Liste kann automatisiert einen Freigabe-Workflow auslösen. Der zuständige Entscheider erhält eine strukturierte Anfrage, nicht als lose Nachricht, sondern als klar definierte Aufgabe: inklusive Dokument, Kontextinformationen und Entscheidungsoptionen.

Die Entscheidung selbst wird ebenfalls nicht im Chat getroffen, sondern im System erfasst. Freigabe oder Ablehnung sind explizite Aktionen, die dokumentiert werden – inklusive Zeitstempel und verantwortlicher Person. Im Hintergrund wird der Status des Angebots automatisch aktualisiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wo im Prozess sich der Vorgang befindet.

Teams verschwindet dabei nicht aus dem Szenario, aber seine Rolle verändert sich. Es wird zum Kommunikationskanal rund um den Prozess, nicht zum Ort der Entscheidung selbst. Rückfragen, Abstimmungen oder Hinweise können weiterhin dort stattfinden – die eigentliche Freigabe bleibt jedoch strukturiert und nachvollziehbar.

Der Unterschied ist subtil, aber entscheidend: Aus einer flüchtigen Interaktion wird ein belastbarer Prozess.

In der Praxis bedeutet das nicht, dass man komplexe Systeme bauen muss. Im Gegenteil. Oft reicht ein bewusst einfach gehaltenes Setup: ein klar definierter Status im CRM, ein Power Automate Flow für die Freigabe und eine saubere Ablage des Dokuments in SharePoint, die mit dem CRM verknüpft ist. Entscheidend ist nicht die technische Raffinesse, sondern die Klarheit darüber, was passieren soll – und wo diese Information festgehalten wird.

Wer solche Prozesse sauber aufsetzt, merkt schnell, dass sich nicht nur die Nachvollziehbarkeit verbessert, sondern auch die Geschwindigkeit. Entscheidungen werden nicht mehr übersehen, Verantwortlichkeiten sind klar und Rückfragen lassen sich auf Basis von Daten beantworten, nicht auf Basis von Chatverläufen.

Der eigentliche Denkfehler liegt also nicht darin, dass falsche Tools verwendet werden, sondern darin, dass man Kommunikation für Prozess hält. Microsoft 365 bietet alle Bausteine, um genau solche Szenarien sauber abzubilden – aber es zwingt niemanden dazu, sie auch strukturiert zu nutzen.

Und genau deshalb sehen viele Prozesse heute digital aus, sind aber inhaltlich nicht weiter als vorher.

Konkrete Handlungsempfehlungen

Wenn du dieses Szenario bei dir wiedererkennst, helfen drei einfache Schritte:

1. Definiere klar, wann eine Freigabe überhaupt erforderlich ist und wer sie erteilen darf. Ohne diese Grundlage wird jeder technische Workflow beliebig.
2. Verankere den Prozess an einem zentralen Objekt – im Beispiel das Angebot im Dynamics 365 CRM. Alles, was passiert, muss sich darauf beziehen.
3. Trenne konsequent zwischen Kommunikation und Entscheidung. Nutze Teams für Abstimmung, aber sorge dafür, dass die eigentliche Freigabe immer strukturiert und nachvollziehbar im System erfolgt.